Les frais de déplacement sont des frais professionnels, qui se distinguent des autres frais professionnels, tels que les frais de repas, les frais de formation, les frais de documentation, etc., qui sont des dépenses engagées par le salarié pour exercer son activité professionnelle. Les frais de déplacement sont des dépenses engagées par le salarié pour se déplacer, soit pour se rendre sur son lieu de travail, soit pour effectuer des missions ponctuelles ou régulières, hors de son lieu habituel de travail. Par exemple, un salarié qui prend sa voiture, son train, son avion, ou son taxi, pour aller travailler, ou pour se rendre chez un client, un fournisseur, ou un partenaire, engage des frais de déplacement. Les frais de déplacement peuvent varier selon le mode de transport, la distance, la durée, la fréquence, etc. Par exemple, un salarié qui prend sa voiture personnelle pour faire 50 km par jour, engage des frais de déplacement différents d’un salarié qui prend un avion pour faire 500 km une fois par mois. Les frais de déplacement doivent être attribués et remboursés par l’employeur au salarié, selon certaines règles et limites, qui dépendent de la source des frais de déplacement, de la méthode de calcul, et du type de frais de déplacement. Les frais de déplacement doivent également être calculés et déclarés par le salarié et l’employeur, et respecter les règles et les limites légales, qui dépendent du montant des frais de déplacement, et des exceptions et des exonérations possibles. Les frais de déplacement présentent des avantages et des inconvénients pour les salariés et les employeurs, en termes de pouvoir d’achat, de motivation, de fidélisation, d’attractivité, etc. Il est donc important de bien connaître les conditions d’attribution et de remboursement, les modalités de calcul et de déclaration, les conséquences sociales et fiscales, et les bonnes pratiques pour optimiser les frais de déplacement. C’est ce que nous allons voir dans cet article, en détaillant les points suivants :
- Les règles d’attribution et de remboursement des frais de déplacement
- Les modalités de calcul et de déclaration des frais de déplacement
- Les conséquences sociales et fiscales des frais de déplacement
- Les bonnes pratiques pour optimiser les frais de déplacement
Les règles d’attribution et de remboursement des frais de déplacement
Les frais de déplacement peuvent être attribués et remboursés au salarié selon différentes sources possibles : la loi, la convention collective, le contrat de travail, l’accord d’entreprise, la décision unilatérale de l’employeur, etc. Selon la source, les frais de déplacement peuvent être obligatoires ou facultatifs, et ils peuvent être modifiés ou supprimés selon certaines conditions. Voici quelques exemples d’attribution et de remboursement des frais de déplacement selon leur source.
Les frais de déplacement légaux
il s’agit des frais de déplacement attribués et remboursés par la loi à certains salariés, qui doivent se déplacer pour leurs besoins professionnels, et qui ne bénéficient pas d’un moyen de transport collectif ou individuel mis à leur disposition par l’employeur.
Par exemple, les salariés qui utilisent leur véhicule personnel, ou qui prennent les transports en commun, pour se rendre sur leur lieu de travail, ou pour effectuer des missions ponctuelles ou régulières, hors de leur lieu habituel de travail, bénéficient de frais de déplacement légaux.
Les frais de déplacement légaux sont obligatoires, et ils ne peuvent pas être refusés, modifiés ou supprimés par le salarié ou l’employeur. Les frais de déplacement légaux sont remboursés selon le barème kilométrique, qui fixe le montant du remboursement en fonction du type et de la puissance du véhicule, et de la distance parcourue.
Par exemple, pour un salarié qui utilise sa voiture personnelle de 6 CV, pour faire 50 km par jour, le remboursement est de 0,568 x 50 = 28,40 euros par jour.
Les frais de déplacement légaux sont plafonnés à 200 trajets par an, et à 80 km par trajet.
Les frais de déplacement légaux doivent être justifiés par le salarié, qui doit fournir des factures, des tickets, ou des relevés kilométriques, à l’employeur.
Les frais de déplacement conventionnels
il s’agit des frais de déplacement attribués et remboursés par la convention collective ou le contrat de travail à certains salariés, qui bénéficient d’un avantage social négocié entre les partenaires sociaux.
Par exemple, les salariés du secteur de la métallurgie, les salariés du secteur du bâtiment, les salariés du secteur de la restauration, etc., bénéficient de frais de déplacement conventionnels.
Les frais de déplacement conventionnels sont facultatifs, et ils peuvent être refusés, modifiés ou supprimés par le salarié ou l’employeur, sous réserve du respect du préavis et de l’indemnisation éventuelle.
Les frais de déplacement conventionnels sont remboursés selon les modalités prévues par la convention collective ou le contrat de travail, qui peuvent être différentes du barème kilométrique.
Par exemple, pour un salarié du secteur de la métallurgie, qui utilise sa voiture personnelle pour faire 50 km par jour, le remboursement est de 0,30 x 50 = 15 euros par jour, plus une indemnité de repas de 9 euros par jour. Les frais de déplacement conventionnels sont plafonnés selon les critères définis par la convention collective ou le contrat de travail, qui peuvent être différents du plafond légal.
Les frais de déplacement conventionnels doivent être justifiés par le salarié, qui doit fournir des factures, des tickets, ou des relevés kilométriques, à l’employeur.
Les frais de déplacement sociaux
il s’agit des frais de déplacement attribués et remboursés par le comité social et économique (CSE) à certains salariés, qui bénéficient d’un avantage social financé par le budget des œuvres sociales du CSE.
Par exemple, les salariés d’une entreprise de plus de 50 salariés, qui disposent d’un CSE, peuvent recevoir des frais de déplacement sociaux, selon des critères définis par le CSE.
Les frais de déplacement sociaux sont facultatifs, et ils peuvent être refusés, modifiés ou supprimés par le salarié ou l’employeur, sous réserve du respect du préavis et de l’indemnisation éventuelle.
Les frais de déplacement sociaux sont remboursés selon les modalités prévues par le CSE, qui peuvent être différentes du barème kilométrique ou de la convention collective. Par exemple, pour un salarié qui utilise sa voiture personnelle pour faire 50 km par jour, le remboursement est de 0,40 x 50 = 20 euros par jour, plus une indemnité de repas de 12 euros par jour.
Les frais de déplacement sociaux sont plafonnés selon les critères définis par le CSE, qui peuvent être différents du plafond légal ou conventionnel.
Les frais de déplacement sociaux doivent être justifiés par le salarié, qui doit fournir des factures, des tickets, ou des relevés kilométriques, au CSE.
Les frais de déplacement unilatéraux
il s’agit des frais de déplacement attribués et remboursés par la décision unilatérale de l’employeur à certains salariés, sans lien direct avec leur activité professionnelle, mais comme une marque de reconnaissance ou une gratification.
Par exemple, l’employeur peut décider de fournir des frais de déplacement à tous ses salariés, ou à une catégorie de salariés, selon des critères qu’il détermine librement.
Les frais de déplacement unilatéraux sont facultatifs, et ils peuvent être refusés, modifiés ou supprimés par le salarié ou l’employeur, sous réserve du respect du préavis et de l’indemnisation éventuelle.
Les frais de déplacement unilatéraux sont remboursés selon les modalités prévues par l’employeur, qui peuvent être différentes du barème kilométrique, de la convention collective, ou du CSE.
Par exemple, pour un salarié qui utilise sa voiture personnelle pour faire 50 km par jour, le remboursement est de 0,50 x 50 = 25 euros par jour, plus une indemnité de repas de 15 euros par jour.
Les frais de déplacement unilatéraux sont plafonnés selon les critères définis par l’employeur, qui peuvent être différents du plafond légal, conventionnel, ou social.
Les frais de déplacement unilatéraux doivent être justifiés par le salarié, qui doit fournir des factures, des tickets, ou des relevés kilométriques, à l’employeur.
Les modalités de calcul et de déclaration des frais de déplacement
Les frais de déplacement doivent être calculés et déclarés par le salarié et l’employeur, et respecter les règles et les limites légales.
Il existe différentes méthodes possibles pour calculer les frais de déplacement : le remboursement des dépenses réelles, l’application des barèmes kilométriques, l’octroi d’indemnités forfaitaires, etc.
Selon la méthode, les frais de déplacement peuvent présenter des avantages et des inconvénients, et être obligatoires ou facultatives. Voici quelques exemples de calcul des frais de déplacement selon chaque méthode.
Le remboursement des dépenses réelles
il s’agit de la méthode la plus simple et la plus juste pour calculer les frais de déplacement, qui consiste à rembourser au salarié le montant exact des dépenses qu’il a engagées pour se déplacer, sur présentation des justificatifs.
Par exemple, si le salarié prend un train pour faire 500 km, et qu’il présente son billet de train, il sera remboursé du prix du billet de train.
Le remboursement des dépenses réelles présente l’avantage d’être conforme à la réalité des coûts, mais aussi l’inconvénient d’être complexe et fastidieux.
Le remboursement des dépenses réelles est obligatoire pour les frais de déplacement qui ne sont pas couverts par le barème kilométrique, ou qui dépassent les plafonds légaux, conventionnels, ou sociaux.
Le remboursement des dépenses réelles doit être déclaré sur le bulletin de paie et sur la DADS, et intégré au salaire brut du salarié.
L’application des barèmes kilométriques
il s’agit de la méthode la plus courante et la plus pratique pour calculer les frais de déplacement, qui consiste à appliquer au salarié un barème fixé par l’administration fiscale, qui détermine le montant du remboursement en fonction du type et de la puissance du véhicule, et de la distance parcourue.
Par exemple, si le salarié utilise sa voiture personnelle de 6 CV, pour faire 50 km par jour, il sera remboursé selon le barème kilométrique de 0,568 x 50 = 28,40 euros par jour.
L’application des barèmes kilométriques présente l’avantage d’être simple et uniforme, mais aussi l’inconvénient d’être forfaitaire et approximatif.
Elle est facultative pour les frais de déplacement qui sont couverts par le barème kilométrique, et qui respectent les plafonds légaux, conventionnels, ou sociaux.
Elle doit être déclarée sur le bulletin de paie et sur la DADS, et intégrée au salaire brut du salarié.
L’octroi d’indemnités forfaitaires
il s’agit de la méthode la plus flexible et la plus avantageuse pour calculer les frais de déplacement, qui consiste à verser au salarié une somme forfaitaire, qui couvre l’ensemble de ses frais de déplacement, sans qu’il ait à fournir de justificatifs.
Par exemple, si le salarié effectue des missions régulières hors de son lieu habituel de travail, il peut recevoir une indemnité forfaitaire de 100 euros par mois, qui couvre ses frais de déplacement.
L’octroi d’indemnités forfaitaires présente l’avantage d’être rapide et facile, mais aussi l’inconvénient d’être arbitraire et aléatoire.
Il est facultatif pour les frais de déplacement qui ne sont pas couverts par le barème kilométrique, ou qui dépassent les plafonds légaux, conventionnels, ou sociaux.
Il doit être déclaré sur le bulletin de paie et sur la DADS, et intégré au salaire brut du salarié.
Les conséquences sociales et fiscales des frais de déplacement
Les frais de déplacement sont soumis à des cotisations sociales et à des impôts, comme le salaire de base.
Il s’agit de prélèvements obligatoires destinés à financer la protection sociale et les dépenses publiques.
Les frais de déplacement doivent être déclarés par le salarié et l’employeur, et respecter les règles et les limites légales. Il existe cependant des exceptions et des exonérations possibles, selon le type et le montant des frais de déplacement.
Les cotisations sociales
il s’agit des prélèvements effectués sur le salaire brut, qui comprennent le salaire de base et l’avantage en nature, pour financer la sécurité sociale, l’assurance chômage, la retraite complémentaire, etc.
Les cotisations sociales sont partagées entre le salarié et l’employeur, selon des taux différents.
Par exemple, pour un salarié non cadre, le taux de cotisation sociale est de 22 % pour le salarié, et de 42 % pour l’employeur.
Les cotisations sociales sont calculées sur la base du salaire brut, qui comprend le salaire de base et l’avantage en nature.
Par exemple, si le salaire de base est de 2000 euros, et que l’avantage en nature correspond à un remboursement de frais de déplacement de 100 euros par mois, le salaire brut est de 2100 euros, et les cotisations sociales sont de 462 euros pour le salarié, et de 882 euros pour l’employeur.
Les frais de déplacement sont soumis à cotisations sociales, sauf exception, et doivent être déclarés par l’employeur et le salarié.
Par exemple, les frais de déplacement remboursés selon le barème kilométrique sont exonérés de cotisations sociales, à condition que le salarié utilise son véhicule personnel, et que le montant du remboursement ne dépasse pas le barème.
Les impôts
il s’agit des prélèvements effectués sur le salaire net, qui correspond au salaire brut moins les cotisations sociales, pour financer les dépenses publiques, telles que l’éducation, la santé, la défense, etc. Les impôts comprennent principalement l’impôt sur le revenu, qui est un prélèvement progressif, qui varie selon le revenu et la situation du salarié, et la contribution sociale généralisée (CSG) et la contribution au remboursement de la dette sociale (CRDS), qui sont des prélèvements proportionnels, qui s’appliquent à tous les revenus.
Par exemple, pour un salarié célibataire sans enfant, le taux de l’impôt sur le revenu est de 14 % pour un revenu compris entre 10 064 euros et 25 659 euros, et le taux de la CSG et de la CRDS est de 9,7 % pour tous les revenus.
Les impôts sont calculés sur la base du salaire net, qui comprend le salaire de base et l’avantage en nature, moins les cotisations sociales.
Par exemple, si le salaire de base est de 2000 euros, et que l’avantage en nature correspond à un remboursement de frais de déplacement de 100 euros par mois, le salaire brut est de 2100 euros, les cotisations sociales sont de 462 euros pour le salarié, et le salaire net est de 1638 euros.
Les frais de déplacement sont imposables, sauf exception, et doivent être déclarés par le salarié sur sa déclaration de revenus.
Par exemple, les frais de déplacement remboursés selon le barème kilométrique sont exonérés d’impôt, à condition que le salarié utilise son véhicule personnel, et que le montant du remboursement ne dépasse pas le barème.
Les bonnes pratiques pour optimiser les frais de déplacement
Les frais de déplacement présentent des avantages et des inconvénients pour les salariés et les employeurs, en termes de pouvoir d’achat, de motivation, de fidélisation, d’attractivité, etc.
Il est donc important de bien peser le pour et le contre, et de savoir comment optimiser les frais de déplacement.
Voici quelques conseils pour optimiser les frais de déplacement.
Choisir la méthode de calcul la plus avantageuse
il existe différentes méthodes pour calculer les frais de déplacement, qui peuvent avoir un impact sur le montant du remboursement, et sur le niveau des cotisations sociales et des impôts.
Il est donc conseillé de comparer les différentes méthodes, et de choisir celle qui permet de maximiser le remboursement, et de minimiser les prélèvements.
Par exemple, si le salarié utilise sa voiture personnelle de 6 CV, pour faire 50 km par jour, il peut choisir entre le remboursement des dépenses réelles, l’application du barème kilométrique, ou l’octroi d’une indemnité forfaitaire.
Si le salarié dépense 30 euros par jour pour son essence, il sera remboursé de 30 euros par jour, mais il devra payer des cotisations sociales et des impôts sur ce montant.
S’il applique le barème kilométrique, il sera remboursé de 28,40 euros par jour, mais il sera exonéré de cotisations sociales et d’impôt sur ce montant.
Si le salarié reçoit une indemnité forfaitaire de 25 euros par jour, il sera remboursé de 25 euros par jour, mais il devra payer des cotisations sociales et des impôts sur ce montant.
Il est donc plus avantageux pour le salarié d’appliquer le barème kilométrique, qui lui permet de bénéficier d’un remboursement proche de ses dépenses réelles, tout en étant exonéré de prélèvements.
Négocier les conditions d’attribution et de remboursement
il existe différentes sources pour attribuer et rembourser les frais de déplacement, qui peuvent avoir un impact sur le montant du remboursement, et sur le niveau des cotisations sociales et des impôts.
Il est donc conseillé de négocier les conditions d’attribution et de remboursement, et de choisir celle qui permet de maximiser le remboursement, et de minimiser les prélèvements.
Par exemple, si le salarié effectue des missions régulières hors de son lieu habituel de travail, il peut négocier avec son employeur, son CSE, ou sa convention collective, les modalités de remboursement de ses frais de déplacement.
Il peut demander à bénéficier d’un remboursement selon le barème kilométrique, ou d’une indemnité forfaitaire, qui sont plus avantageux que le remboursement des dépenses réelles.
Il peut également demander à bénéficier d’une exonération de cotisations sociales et d’impôt, à condition de respecter les règles et les limites légales, conventionnelles, ou sociales.
Diversifier les modes de transport
il existe différents modes de transport pour se déplacer, qui peuvent avoir un impact sur le montant du remboursement, et sur le niveau des cotisations sociales et des impôts.
Il est donc conseillé de diversifier les modes de transport, et de choisir celui qui permet de minimiser les coûts, et de maximiser le remboursement.
Par exemple, si le salarié doit se rendre sur son lieu de travail, ou effectuer des missions ponctuelles ou régulières, hors de son lieu habituel de travail, il peut choisir entre sa voiture personnelle, les transports en commun, le covoiturage, le vélo, etc.
Si le salarié utilise sa voiture personnelle, il devra payer les frais d’essence, d’entretien, d’assurance, etc., et il sera remboursé selon le barème kilométrique, qui peut être inférieur à ses dépenses réelles. Si le salarié utilise les transports en commun, il devra payer le prix du billet, et il sera remboursé du montant exact, mais il devra payer des cotisations sociales et des impôts sur ce montant.
Si le salarié utilise le covoiturage, il devra partager les frais avec les autres passagers, et il sera remboursé du montant exact, mais il devra payer des cotisations sociales et des impôts sur ce montant.
S’il utilise le vélo, il ne devra pas payer de frais, et il sera remboursé d’une indemnité kilométrique de 0,25 euro par km, qui est exonérée de cotisations sociales et d’impôt.
Il est donc plus avantageux pour le salarié d’utiliser le vélo, qui lui permet de réduire ses coûts, et de bénéficier d’un remboursement exonéré de prélèvements.