Le syndic

Le syndic est la personne ou l’entreprise qui assure la gestion administrative, financière et technique d’une copropriété, au nom et pour le compte du syndicat des copropriétaires. Le syndic joue un rôle clé dans le bon fonctionnement et la valorisation de la copropriété, mais il peut aussi être source de conflits ou de mécontentements. Dans cet article, nous vous proposons de découvrir les missions et les obligations du syndic, les types et les modalités de choix du syndic, et les conseils et les astuces pour bien gérer la relation avec le syndic.

Les missions et les obligations du syndic

Le syndic est la personne ou l’entreprise qui assure la gestion de la copropriété, au nom et pour le compte du syndicat des copropriétaires. Quelles sont ses missions, ses obligations, ses avantages et ses inconvénients ? Comment le choisir et le contrôler ? Nous vous proposons de répondre à ces questions dans cet article.

Les termes clés liés au syndic

Avant de présenter les missions et les obligations du syndic, il convient de définir les termes clés liés à son activité :

• Le syndicat des copropriétaires est l’ensemble des propriétaires d’un immeuble ou d’un ensemble immobilier, qui possèdent une partie privative (appartement, cave, garage, etc.) et une quote-part des parties communes (escalier, ascenseur, toiture, etc.). Le syndicat des copropriétaires a un statut juridique de personne morale de droit privé, qui lui permet d’agir en justice, de passer des contrats, de percevoir des recettes, etc. Le syndicat des copropriétaires est représenté par le syndic, qui agit en son nom et pour son compte.
• L’assemblée générale est la réunion des copropriétaires, qui se tient au moins une fois par an, pour voter les décisions relatives à la copropriété, comme le budget, les travaux, le choix du syndic, etc. L’assemblée générale est convoquée par le syndic, qui établit l’ordre du jour, les documents préparatoires, et le procès-verbal de la réunion. Chaque copropriétaire dispose d’un nombre de voix proportionnel à sa quote-part des parties communes, et peut se faire représenter par un mandataire.
• Le conseil syndical est l’organe consultatif, composé de copropriétaires élus, qui assiste et contrôle le syndic dans l’exercice de ses missions. Le conseil syndical est élu par l’assemblée générale, pour une durée indéterminée. Il n’est pas rémunéré, mais peut être remboursé de ses frais. Le conseil syndical vérifie les comptes, les factures, les devis, les justificatifs du syndic, et lui fait des suggestions ou des recommandations.
• Le contrat de syndic est le document qui fixe les conditions du mandat du syndic, notamment les honoraires, les prestations, la durée, etc. Il doit être clair, complet et conforme à la loi. Il doit être signé par le syndic et le syndicat des copropriétaires, et être annexé au règlement de copropriété. Le contrat de syndic doit mentionner les éléments essentiels du mandat, tels que le montant des honoraires forfaitaires et variables, le détail des prestations incluses et supplémentaires, la durée du mandat et les modalités de résiliation, etc.

Les missions du syndic

Le syndic a pour mission d’exécuter les décisions de l’assemblée générale, d’administrer l’immeuble, d’établir et de recouvrer les charges, et d’engager et de suivre les travaux.

Exécuter les décisions de l’assemblée générale : le syndic doit mettre en œuvre les résolutions votées par l’assemblée générale, en respectant les délais, les modalités et les coûts prévus. Il doit informer les copropriétaires de l’avancement des décisions, et leur rendre compte des résultats obtenus. Il doit également convoquer les assemblées générales ordinaires et extraordinaires, en fonction des besoins et des demandes des copropriétaires.

Administrer l’immeuble : le syndic doit veiller à la conservation, à la sécurité et à l’amélioration de l’immeuble. Il doit faire respecter le règlement de copropriété, qui fixe les droits et les obligations des copropriétaires, et qui organise l’usage des parties communes et privatives. Il doit également assurer la représentation du syndicat des copropriétaires, en cas de litige ou de sinistre, et souscrire les assurances nécessaires pour couvrir les risques liés à l’immeuble.

Établir et recouvrer les charges : le syndic doit établir le budget prévisionnel de la copropriété, qui estime les dépenses courantes et exceptionnelles, et qui doit être approuvé par l’assemblée générale. Il doit répartir les charges entre les copropriétaires, en fonction de leur quote-part des parties communes, et leur envoyer des appels de fonds trimestriels. Il doit recouvrer les charges dans les délais impartis, et engager des actions en cas de retard ou de défaut de paiement.

Engager et suivre les travaux : le syndic doit engager les travaux nécessaires à la conservation et à la sécurité de l’immeuble, en respectant les règles d’urbanisme et de copropriété. Il doit soumettre les travaux importants ou modifiant l’aspect de l’immeuble à l’approbation de l’assemblée générale, et faire appel à des professionnels qualifiés et assurés. Il doit suivre l’avancement des travaux, et contrôler la qualité et la conformité des prestations.

Les obligations du syndic

Le syndic a également des obligations, qui lui sont imposées par la loi et par le contrat de syndic. Il doit respecter la loi et le règlement de copropriété, tenir une comptabilité séparée et transparente, et souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle.

Respecter la loi et le règlement de copropriété : le syndic doit se conformer aux dispositions légales et réglementaires qui régissent la copropriété, et qui s’imposent au syndic et aux copropriétaires. Il doit notamment respecter la loi du 10 juillet 1965, le décret du 17 mars 1967, la loi ALUR du 24 mars 2014, etc. Il doit également respecter le règlement de copropriété, qui fixe les règles de fonctionnement et de gestion de la copropriété, et qui peut prévoir des clauses spécifiques au syndic.

Tenir une comptabilité séparée et transparente : le syndic doit tenir la comptabilité de la copropriété, qui retrace les recettes et les dépenses liées à la gestion de l’immeuble. Il doit respecter le plan comptable spécifique aux copropriétés, et établir les comptes annuels, qui doivent être présentés et approuvés par l’assemblée générale. Il doit également ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires, et tenir à la disposition des copropriétaires les pièces justificatives des dépenses.

Souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle : le syndic doit souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle, qui couvre les dommages qu’il peut causer aux copropriétaires ou aux tiers, du fait de son activité. Il doit vérifier les garanties et les exclusions du contrat, et déclarer les sinistres dans les délais impartis. Il doit également veiller à ce que les professionnels qu’il mandate pour les travaux soient également assurés.

Les avantages et les inconvénients du syndic

Le syndic présente des avantages et des inconvénients, qui doivent être pris en compte par les copropriétaires. Les avantages sont la compétence, l’expérience, la disponibilité du syndic, qui peuvent garantir une bonne gestion et une bonne valorisation de la copropriété. Les inconvénients sont le coût, la complexité, la confiance du syndic, qui peuvent engendrer des conflits ou des mécontentements chez les copropriétaires.

Les avantages du syndic sont les suivants :

• La compétence : le syndic doit avoir les connaissances et les compétences nécessaires pour assurer la gestion de la copropriété, dans les domaines juridique, comptable, technique, etc. Il doit être capable de répondre aux besoins et aux attentes des copropriétaires, et de leur apporter des solutions adaptées.
• L’expérience : le syndic doit avoir une expérience suffisante dans la gestion de la copropriété, qui lui permet de maîtriser les spécificités et les contraintes de chaque immeuble. Il doit être capable de gérer les situations complexes ou imprévues, et de faire face aux éventuels litiges ou sinistres.
• La disponibilité : le syndic doit être disponible et réactif, pour assurer le suivi et le bon fonctionnement de la copropriété. Il doit être joignable par les copropriétaires, et répondre à leurs demandes dans les meilleurs délais. Il doit également être présent sur le terrain, et effectuer des visites régulières de l’immeuble, pour vérifier son état et son entretien. Il doit enfin organiser et animer les réunions du conseil syndical et les assemblées générales, et veiller au respect des règles de la copropriété.

Les inconvénients du syndic sont les suivants : Le coût : le syndic perçoit des honoraires pour ses services, qui sont à la charge des copropriétaires. Ces honoraires peuvent être élevés, en fonction du contrat signé entre le syndic et le conseil syndical, et du nombre de prestations fournies. Les copropriétaires doivent être vigilants sur le contenu et la durée du contrat, et sur les éventuels frais supplémentaires ou cachés. La complexité : le syndic doit respecter un cadre légal et réglementaire strict, qui régit la copropriété. Ce cadre peut être complexe et évolutif, et nécessite une mise à jour régulière des documents et des procédures. Le syndic doit également rendre des comptes aux copropriétaires, et leur fournir des informations claires et transparentes sur la gestion de la copropriété. La confiance : le syndic doit être un partenaire de confiance pour les copropriétaires, qui lui délèguent une partie de leurs droits et de leurs obligations. Le syndic doit agir dans l’intérêt de la copropriété, et respecter les décisions prises en assemblée générale. Le syndic doit également être impartial et indépendant, et éviter les conflits d’intérêts ou les favoritismes.

Les types et les modalités de choix du syndic

Le syndic est un mandataire chargé de gérer et d’administrer une copropriété, en exécutant les décisions prises par le syndicat des copropriétaires. Il existe différents types de syndic, selon qu’il s’agit d’un professionnel ou d’un non-professionnel. Les modalités de choix du syndic sont définies par la loi et par le règlement de copropriété. Dans cet article, nous allons présenter les types de syndic, expliquer les modalités de choix du syndic, et illustrer par des exemples concrets.

Les types de syndic

Le syndic professionnel est une personne morale (société, association, etc.) qui exerce l’activité de syndic de copropriété à titre onéreux. Il doit être titulaire d’une carte professionnelle, souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle, et ouvrir un compte bancaire séparé pour chaque copropriété qu’il gère. Il doit également respecter un contrat-type de syndic, qui fixe les conditions et les modalités de sa mission, ainsi que le montant de ses honoraires. Le syndic professionnel peut offrir des garanties de compétence, d’expérience, et de disponibilité, mais il peut également être coûteux, complexe, ou peu fiable.

Le syndic bénévole est un copropriétaire qui assume bénévolement le rôle de syndic, sans percevoir de rémunération. Il n’est pas soumis à une réglementation spécifique, mais il doit remplir les mêmes obligations qu’un syndic professionnel, tant sur le plan administratif que comptable. Il doit également souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle, qui peut être coûteuse. Le syndic bénévole peut permettre de réaliser des économies, et de renforcer la proximité et la confiance entre les copropriétaires, mais il nécessite également un engagement fort et une implication collective.

Le syndic coopératif est un syndicat des copropriétaires qui s’auto-gère, sans recourir à un syndic extérieur. Il est constitué d’un conseil syndical composé de copropriétaires, qui élit un président-syndic parmi ses membres. Le président-syndic représente le syndicat des copropriétaires, mais tous les membres du conseil syndical sont impliqués dans la gestion de la copropriété. Le syndic coopératif n’est pas soumis à une réglementation spécifique, mais il doit respecter les mêmes obligations qu’un syndic professionnel. Le syndic coopératif peut favoriser la participation et la démocratie au sein de la copropriété, mais il demande également du temps, des compétences, et des connaissances spécifiques.

Les modalités de choix du syndic

Le choix du syndic est effectué par l’assemblée générale des copropriétaires, qui vote à la majorité absolue des voix de tous les copropriétaires. Le syndic est élu pour une durée maximale de trois ans, renouvelable par tacite reconduction, sauf si l’assemblée générale en décide autrement. Le syndic peut être révoqué à tout moment par l’assemblée générale, qui vote à la majorité absolue des voix de tous les copropriétaires. Le contrat de syndic peut également être résilié par le syndic ou par le syndicat des copropriétaires, sous certaines conditions et avec un préavis.

Les copropriétaires doivent choisir leur syndic avec soin, en tenant compte de leurs besoins, de leurs attentes, et de leurs moyens. Ils doivent également contrôler l’action du syndic, et vérifier qu’il respecte ses engagements et ses obligations. Ils peuvent également changer de syndic s’ils ne sont pas satisfaits, ou opter pour une gestion alternative, comme le syndic bénévole ou le syndic coopératif.

Exemples concrets

Le cas d’une copropriété qui choisit un syndic professionnel : une copropriété de 50 lots, située dans une grande ville, décide de confier la gestion de son immeuble à un syndic professionnel, qui lui propose un contrat de trois ans, avec des honoraires de 15 000 euros par an. Le syndic professionnel s’occupe de toutes les tâches administratives, comptables, et techniques, et assure le suivi des travaux, des sinistres, et des litiges. Il organise et anime les réunions du conseil syndical et les assemblées générales, et rend compte de sa gestion aux copropriétaires. Les copropriétaires apprécient la compétence, l’expérience, et la disponibilité du syndic professionnel, mais ils regrettent le coût, la complexité, et la confiance du syndic professionnel.

Le cas d’une copropriété qui choisit un syndic bénévole : une copropriété de 10 lots, située dans une petite ville, décide de se passer d’un syndic professionnel, et de nommer un syndic bénévole, qui est un copropriétaire volontaire et motivé. Le syndic bénévole assure bénévolement la gestion de la copropriété, en s’appuyant sur les conseils et l’aide des autres copropriétaires. Il effectue les mêmes tâches qu’un syndic professionnel, mais il n’est pas rémunéré. Il souscrit une assurance responsabilité civile professionnelle, qui lui coûte 500 euros par an. Il organise et anime les réunions du conseil syndical et les assemblées générales, et rend compte de sa gestion aux copropriétaires. Les copropriétaires apprécient les économies, la proximité, et la confiance du syndic bénévole, mais ils reconnaissent la charge de travail et la responsabilité du syndic bénévole.

Le cas d’une copropriété qui choisit un syndic coopératif : une copropriété de 20 lots, située dans une ville moyenne, décide de se constituer en syndic coopératif, et de s’auto-gérer, sans recourir à un syndic extérieur. Le syndic coopératif est formé d’un conseil syndical composé de copropriétaires, qui élit un président-syndic parmi ses membres. Le président-syndic représente le syndicat des copropriétaires, mais tous les membres du conseil syndical participent à la gestion de la copropriété. Ils effectuent les mêmes tâches qu’un syndic professionnel, mais ils ne sont pas rémunérés. Ils souscrivent une assurance responsabilité civile professionnelle, qui leur coûte 1 000 euros par an. Ils organisent et animent les réunions du conseil syndical et les assemblées générales, et rendent compte de leur gestion aux copropriétaires. Les copropriétaires apprécient la participation, la démocratie, et l’indépendance du syndic coopératif, mais ils admettent le temps, les compétences, et les connaissances du syndic coopératif.

Le cas d’une copropriété qui change de syndic : une copropriété de 30 lots, située dans une ville moyenne, décide de changer de syndic, car elle n’est pas satisfaite de son syndic professionnel, qui lui facture des frais excessifs, qui ne respecte pas ses engagements, et qui ne communique pas avec les copropriétaires. Elle convoque une assemblée générale extraordinaire, qui vote à la majorité absolue des voix de tous les copropriétaires la révocation du syndic professionnel, et l’élection d’un nouveau syndic. Elle choisit un syndic bénévole, qui est un copropriétaire compétent et disponible, qui accepte de prendre en charge la gestion de la copropriété. Elle résilie le contrat avec le syndic professionnel, avec un préavis de trois mois, et signe un nouveau contrat avec le syndic bénévole, pour une durée d’un an, renouvelable. Elle espère ainsi améliorer la gestion et le climat de la copropriété.

Les conseils et les astuces pour bien gérer la relation avec le syndic

Le syndic est un interlocuteur privilégié pour les copropriétaires, qui doivent entretenir une relation de confiance et de collaboration avec lui. Pour cela, il est important de bien communiquer, de bien contrôler, et de bien négocier avec le syndic.

Les conseils pour bien communiquer avec le syndic

La communication est essentielle pour assurer une bonne gestion de la copropriété, et éviter les malentendus ou les conflits avec le syndic. Voici quelques conseils pour bien communiquer avec le syndic :

• Être clair et précis : il faut exprimer clairement et précisément ses demandes, ses besoins, ou ses réclamations, en utilisant un langage simple et compréhensible. Il faut éviter les ambiguïtés, les sous-entendus, ou les informations incomplètes, qui peuvent générer des confusions ou des erreurs.
• Utiliser les moyens adaptés : il faut choisir le moyen de communication le plus approprié selon la nature et l’urgence du message, en respectant les horaires et les coordonnées du syndic. Il faut privilégier le courrier, le mail, ou le téléphone, et éviter les SMS, les réseaux sociaux, ou les visites impromptues.
• Garder une trace écrite : il faut conserver une trace écrite de tous les échanges avec le syndic, en gardant les courriers, les mails, les comptes rendus, les devis, les factures, etc. Il faut également demander un accusé de réception ou une confirmation écrite pour les messages importants, qui peuvent avoir des conséquences juridiques ou financières.
• Être courtois : cela paraît évident, mais il faut respecter le syndic, et lui parler avec politesse et cordialité. Il faut éviter les insultes, les menaces, ou les agressions verbales, qui peuvent nuire à la relation et entraîner des poursuites judiciaires.

Les astuces pour bien contrôler le syndic

Le contrôle est indispensable pour vérifier que le syndic remplit correctement sa mission, et qu’il respecte les règles et les décisions de la copropriété. Voici quelques astuces pour bien contrôler le syndic :

• Vérifier les comptes : il faut contrôler régulièrement les comptes de la copropriété, en vérifiant les recettes, les dépenses, les charges, les provisions, etc. Il faut également comparer les comptes avec le budget prévisionnel, et demander des explications au syndic en cas d’écart ou d’anomalie.
• Vérifier les factures, les devis, les justificatifs, etc. : il faut vérifier que les factures, les devis, les justificatifs, etc. correspondent aux travaux, aux services, ou aux prestations réalisés ou fournis par le syndic ou par les fournisseurs. Il faut également s’assurer que les montants sont conformes aux tarifs, aux contrats, ou aux appels d’offres, et demander des rectifications au syndic en cas d’erreur ou de surfacturation.
• Demander des comptes rendus réguliers : il faut demander au syndic de fournir des comptes rendus réguliers sur la gestion de la copropriété, en indiquant les actions menées, les problèmes rencontrés, les solutions apportées, etc. Il faut également demander au syndic de présenter un rapport annuel de gestion, qui résume l’activité et les résultats du syndic sur l’année écoulée.
• Solliciter le conseil syndical : il faut solliciter le conseil syndical, qui est l’organe de contrôle du syndic, et qui représente les copropriétaires. Il faut lui faire part de ses observations, de ses suggestions, ou de ses réclamations, et lui demander de les transmettre au syndic. Il faut également lui demander de vérifier le travail du syndic, et de lui demander des comptes.

Les conseils pour bien négocier avec le syndic

La négociation est nécessaire pour obtenir les meilleures conditions et les meilleurs services de la part du syndic, et pour réduire les coûts et les charges de la copropriété. Voici quelques conseils pour bien négocier avec le syndic :

• Comparer les offres, les honoraires, les prestations, etc. : il faut comparer les offres, les honoraires, les prestations, etc. des différents syndics, en tenant compte de la qualité, de la fiabilité, et de la réputation de chaque syndic. Il faut également comparer les offres, les honoraires, les prestations, etc. du syndic en place avec ceux du marché, et demander au syndic de s’aligner sur les tarifs les plus avantageux.
• Demander des réductions, des contreparties, etc. : il faut demander au syndic de faire des efforts sur ses honoraires, en lui proposant des réductions, des remises, des rabais, etc. Il faut également demander au syndic de faire des concessions sur ses prestations, en lui demandant des services supplémentaires, des garanties, des délais, etc.
• Faire jouer la concurrence : il faut faire jouer la concurrence entre les syndics, en leur demandant des devis, des propositions, des références, etc. Il faut également faire savoir au syndic que l’on est prêt à changer de syndic, si celui-ci ne répond pas à nos attentes, ou si l’on trouve un syndic plus intéressant.

Quelques exemples concrets

Le cas d’un copropriétaire qui communique efficacement avec le syndic : un copropriétaire constate une fuite d’eau dans sa salle de bain, qui provient d’une canalisation commune. Il contacte le syndic par téléphone, et lui explique clairement et poliment le problème. Il lui demande de faire intervenir un plombier dans les plus brefs délais, et de lui confirmer par mail la date et l’heure du rendez-vous. Il reçoit le mail du syndic, qui lui indique que le plombier passera le lendemain matin. Il remercie le syndic, et lui envoie une copie de la facture du plombier, une fois les travaux terminés. Il garde une trace écrite de tous les échanges avec le syndic, et conserve la facture du plombier.

Le cas d’un copropriétaire qui contrôle rigoureusement le syndic : un copropriétaire reçoit le relevé de charges trimestriel de la copropriété, qui lui semble trop élevé. Il contrôle les comptes de la copropriété, et remarque que le syndic a facturé des frais de gestion supplémentaires, qui ne sont pas prévus dans le contrat de syndic. Il vérifie les factures, les devis, les justificatifs, etc. qui accompagnent le relevé de charges, et constate que le syndic a commandé des travaux sans l’accord de l’assemblée générale, et qu’il a choisi le fournisseur le plus cher. Il demande au syndic de lui fournir un compte rendu détaillé sur ces frais de gestion et ces travaux, et de lui expliquer les raisons de ces dépenses. Il sollicite également le conseil syndical, qui confirme ses soupçons, et qui demande au syndic de rembourser les frais de gestion indus, et de renégocier le devis des travaux.

Le cas d’un copropriétaire qui négocie habilement avec le syndic : un copropriétaire reçoit le projet de contrat de syndic, qui doit être renouvelé pour trois ans. Il compare le contrat du syndic en place avec les offres des autres syndics, et constate que le syndic en place est plus cher, et qu’il propose moins de prestations. Il demande au syndic de faire des efforts sur ses honoraires, et de lui accorder une réduction de 10%. Il demande également au syndic de faire des concessions sur ses prestations, et de lui offrir un service de gestion en ligne, qui permet aux copropriétaires de consulter les documents et les informations de la copropriété sur internet. Il fait jouer la concurrence entre les syndics, et il menace de changer de syndic, si celui-ci ne répond pas à ses demandes. Le syndic accepte finalement de baisser ses honoraires, et de fournir le service de gestion en ligne.